Foi lançado, nesta semana, o sistema Guará - Gerenciamento Unificado de Arquivos e Registros Administrativos, no âmbito da Defensoria Pública do Estado do Maranhão (DPE/MA). A ferramenta on-line, produzida pela equipe interna da DPE e sem custos, tornará mais céleres as rotinas e fluxos de processos administrativos, para contratação de serviços e fornecedores.

O lançamento foi conduzido pelo subdefensor-geral Gabriel Furtado e contou com a participação de desenvolvedores, colaboradores e chefes de setores e divisões que utilizarão a tecnologia já a partir desta semana.

O sistema Guará possui cinco módulos: modelos de documentos, documentos, requerimentos, tarefas e processos. As abas permitem que os fluxos e as rotinas administrativas sejam integralmente digitais, desde a abertura do processo até a sua conclusão. Com isso, tarefas que levavam horas ou dias para serem concluídas, dentro das rotinas de processos físicos, passarão a ser executadas em minutos a partir de qualquer dispositivo conectado à Internet.

Por meio da ferramenta, é possível criar, editar, excluir, compartilhar e encaminhar documentos, inclusive com assinatura digital. Além disso, o sistema possibilita a visualização de todas as tarefas em execução ou em aberto e de todos os processos em andamento ou concluídos, assim como o detalhamento, tarefas, documentos e histórico.

Segundo o subdefensor Gabriel Furtado, isso representa uma grande revolução para a DPE. “Vamos otimizar nossos processos profundamente e isso impactará, consequentemente, a atividade-fim da Defensoria, o atendimento ao assistido”, destacou.

Além da rapidez dos fluxos e rotinas, outros benefícios que o sistema possibilita são a segurança dos dados e o não uso de papel, que vai gerar uma grande economia para a instituição.

Ainda de acordo com o gestor, outro ponto que merece destaque é que o sistema foi todo produzido pela equipe interna da DPE, sem custos. “Muitos servidores participaram desse processo ativamente, compartilhando as suas experiências e sugerindo funcionalidades que fossem realmente úteis e a equipe de Informática desenvolveu. Esse sistema que nos ajudará muito estará disponível para outros órgãos que queiram adotar o nosso sistema”, disse.