Assim como o governo do Maranhão e outras instituições fora e dentro do estado, a Defensoria Pública maranhense também está em processo de implantação do Sistema Eletrônico de Informações, o SEI! A ferramenta tem como foco a produção e a gestão de documentos e processos administrativos. Depois da etapa de adequação, realizada em 2023, a Gestão Superior deu início, nesta semana, às capacitações dos servidores para utilização do programa, que tem como um dos objetivos principais acabar com a tramitação de processos físicos dentro da instituição.

O SEI foi desenvolvido em 2009 pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e, desde então, dada as vantagens do sistema, recebe uma demanda alta de solicitações para compartilhamento pela administração pública. A decisão de adotar o novo sistema, segundo o defensor-geral Gabriel Furtado, é um ato de gestão prioritário e estratégico.

“Em franca expansão no estado, a Defensoria precisa continuar avançando nos seus processos internos, pois estes que dão suporte para as nossas atividades finalísticas, que nos permitem chegar mais próximo do cidadão e cumprir o nosso papel constitucional e o SEI tem papel fundamental nessa construção”, destacou Furtado.

O processo de implantação do novo sistema na DPE/MA está sendo conduzido pela 2ª Subdefensoria, com o envolvimento das Supervisões de Informática, de Monitoramento e Avaliação das Atividades Administrativas e da Escola Superior. No primeiro ciclo de capacitações, ocorrido no dia 9 último, o subdefensor Paulo Costa apresentou o novo sistema aos servidores e servidoras, classificando-o como um marco na administração da Defensoria.

Ele lembrou, ainda, que foi um dos grandes entusiastas do SEI por ter tido contato com a ferramenta no período em que foi cedido para o então Departamento Penitenciário Nacional (Depen), ligado ao Ministério da Justiça.

“Trata-se de uma ferramenta de fácil compreensão, leve e intuitiva. Está em sintonia com princípios que buscamos sempre fortalecer na Defensoria maranhense, que é o da economicidade e da eficiência. É importante afirmar que além de otimizar processos internos, o SEI é um aliado do nosso colaborador na gestão do estresse e promoção da saúde e do bem estar, uma vez que favorece um ambiente profissional de maior qualidade”, ressaltou.                

O primeiro ciclo de treinamentos foi ministrado pelo assessor Luan Mendes Alves, da Supervisão de Monitoramento. Na capacitação, voltada primeiramente aos chefes de setores, Luan deu um panorama de toda a ferramenta e suas funcionalidades, concentrando-se especialmente em orientações referentes à abertura de processos, inserção de documentos e o envio ao seu destinatário.

“Além desse treinamento geral, temos ainda um cronograma de capacitações a ser executado em cada setor da instituição, de forma que todos possam se familiarizar com o sistema e tirar dúvidas. Também disponibilizamos na plataforma da Escola Superior tutoriais para potencializar a compreensão sobre a ferramenta. E conforme as demandas forem surgindo, vamos avaliando onde precisaremos reforçar os treinamentos”, disse a diretora da Escola Superior, Elainne Barros.        

Além de garantir maior transparência, o supervisor de Informática da DPE/MA, Ricardo Correa Lemos chama atenção para a possibilidade de federalização do sistema, propiciando o compartilhamento de informações entre a Defensoria e outras instituições que também adotaram o SEI.

“Por determinação do defensor-geral, já estamos com o SEI em operação, de forma que, a partir desse ano, todos os processos serão exclusivamente criados no sistema. Temos ainda algumas etapas a serem desenvolvidas como a digitalização de todos os processos físicos, indexação dos processos e documentos anteriores a 2023, até a operacionalização plena do SEI”, frisou o supervisor de Informática.